Efficiënt werken is tegenwoordig belangrijker dan ooit, want we weten allemaal dat er door de digitalisering van alles gewoon sneller gaat. Een van de basisvoorwaarden om bij te blijven en tegelijkertijd zelfverzekerder om te gaan met de eisen van de werkwereld 4.0, is een effectieve kantoororganisatie. Het kantoor opruimen voor meer productiviteit? Zeker weten! We weten uit ervaring dat een consequente kantoororganisatie de sleutel is tot een stressvrije, bevredigende, zinvolle en succesvolle werkdag.
Maar hoe pak je die kantoororganisatie nu echt aan? Hieronder geven we je 5 tips voor het opruimen van je kantoor, die zorgen voor orde en structuur. Gegarandeerd eenvoudig.
Het kantoor opruimen en goed organiseren
Kantoororganisatie betekent dat je al je werkprocessen zo beheert dat je gestructureerd, gefocust en resultaatgericht kunt werken. Een kernelement van kantoororganisatie is het opruimen van het kantoor. Alleen als alles zijn plek heeft, kun je afspraken, taken en processen optimaal coördineren, bespaar je tijd en zenuwen, ben je sneller en heb je ook nog eens veel plezier in je werk.
Waarom het kantoor opruimen?
We hebben al een paar belangrijke punten genoemd die voor kantoororganisatie spreken: je bespaart tijd en werkt effectiever. Tegelijkertijd verlaag je met een opgeruimd kantoor je stressniveau en verhoog je je welzijn. Had je gedacht dat werknemers gemiddeld meer dan 1,5 uur van hun werktijd kwijt zijn aan het zoeken naar documenten of werkmiddelen? Met een goede kantoororganisatie breng je deze tijd terug tot bijna 0%. Vooral als je zelfstandig ondernemer bent, kan een professionele kantoororganisatie je winstgevendheid positief beïnvloeden. Als werknemer val je met een efficiënte werkwijze zeker snel op en kom je zelfs in aanmerking voor een hogere functie binnen het bedrijf. Bovendien minimaliseer je fouten tijdens het werk en ontlast je bovendien je Collega’s.
Naast een opgeruimde werkplek hoort bij kantoororganisatie ook:
- het opbergen van documenten
- Archivering van documenten
- Gebruik van software voor gestructureerde processen
- Communicatie tussen medewerkers
5 opruimtips voor je kantoor
Daar gaan we! Als je je kantoor eenmaal op orde hebt, helpt dat je dagelijks bij al je werkprocessen en zorgt het ervoor dat je elke dag veel relaxter naar huis kunt gaan. Gebruik gewoon onze 5 tips hieronder om je kantoor op te ruimen.
Tip 1: Slimme opbergsystemen en opbergoplossingen voor de perfecte kantoororganisatie
Bij het organiseren van je kantoor helpen slimme hulpmiddelen je, zoals bureau-organizers, lade-inzetstukken, hangmappen en lade-boxen. Hierin is ruimte voor documenten, werkgereedschap zoals nietmachines en perforators, maar ook voor kleine spullen. Zo heb je dankzij je lade-organizers altijd alles bij de hand en houd je je werkblad toch overzichtelijk, gestructureerd en opgeruimd. Voor meer opbergruimte bij de kantoororganisatie zorgt bovendien een rolcontainer, die je op elk moment naast je bureau kunt zetten.
Let er bij het opruimen van je kantoor op dat je een systeem creëert dat je persoonlijke workflows echt ondersteunt en dat je je opbergsystemen zo indeelt dat je meteen weet waar je iets kunt vinden. Een optimale kantoororganisatie is degene die het beste bij jou past. Hiervoor zijn documentenbakken ideaal, die je gemakkelijk kunt stapelen en bovendien individueel kunt labelen.
Extra tip: in onze online shop vind je een grote selectie hoogwaardige hulpmiddelen voor orde op kantoor.
Tip 2: Breng je kantoor weer op orde voor je naar huis gaat
Tijdens een werkdag blijft er natuurlijk van alles op je bureau liggen of staan. Om de volgende dag gemotiveerd aan je nieuwe taken te kunnen beginnen, ruim je je kantoor voor het einde van de werkdag op. Leg alle spullen terug op hun plek, berg alle documenten op in mappen en sorteer documenten in de hangmappen. Op vrijdag breid je het opruimen van je kantoor uit door ook je bureau af te vegen, kruimels van je bureaustoel te stofzuigen en de apparatuur schoon te maken. Zo zorg je op de lange termijn voor een effectieve kantoororganisatie.
Tip 3: Geef je werkplek een motiverende feelgood-sfeer
Decoratie zou bij een effectieve kantoororganisatie eigenlijk maar een ondergeschikte rol moeten spelen, omdat beeldjes, foto's en dergelijke meestal afleidend werken, maar één of twee zorgvuldig gekozen voorwerpen naast de vrij sobere opbergdozen voor op kantoor dragen bij aan je welzijn. Klassiekers zijn planten of foto's van dierbaren. Een goede kantoororganisatie slaat de balans tussen persoonlijk en professioneel. Let er vooral in je thuiskantoor op dat werk en vrije tijd niet door elkaar lopen. Op je werkplek wordt gewerkt, je streamt er niet de nieuwste Netflix-serie en je speelt er ook niet de nieuwste game.
Tip 4: Gebruik slimme methoden voor kantoororganisatie
Kantoororganisatie heeft veel te maken met timemanagement. Als je een vast dag- of weekplan opstelt, documenten die je hebt afgehandeld meteen wegbergt en taken van 'Te doen' naar 'Af' verplaatst, wordt je manier van werken een stuk gestructureerder. Om je timemanagement bij de kantoororganisatie vorm te geven, kun je technieken zoals de ALPEN-methode of de Eisenhower-matrix gebruiken.
Tip 5: Stel bij de Kantoororganisatie met een DMS
Veel bedrijven zijn bezig met de overstap naar een papierloos kantoor. Dat is een goede zaak, want stapels documenten nemen niet alleen ruimte in beslag en wekken de indruk dat je er nooit mee klaar bent – ze belasten ook het milieu aanzienlijk. Een documentbeheersysteem, kortweg DMS, helpt je om de papierberg stap voor stap te verminderen, werkprocessen te digitaliseren en creëert tegelijkertijd een centrale werkruimte voor het hele personeel, wat op zijn beurt de samenwerking en communicatie vergemakkelijkt. Ook een CRM-systeem kan worden ingezet bij de kantoororganisatie voor samenwerken.
